Sunday, November 1, 2009

Clasificación de stocks

Para Anaya (2006) desde el punto de vista Operativo la clasificación de stocks es de la siguiente manera:

1.- Stocks industrial.
Materias Primas.
Stocks de trabajo en curso.
Stocks de productos terminados.

2.- Stocks comercial.
Corresponde a stocks de productos terminados, situados en los almacenes comerciales y a disposición de la venta.

Desde el punto de vista funcional:
Stocks de base.
Stocks de seguridad.
Stocks de anticipación
Stocks especulativo.
Stocks de transporte.

Medida de stocks.

Para controlar adecuadamente los stocks, el gestor de los inventarios debe contar con una serie de medidas y ratios de control que reflejen de la manera mas completa posible la situación del activo circulante y, en su caso, de los recursos puestos a su disposición para esa gestión.

Las magnitudes objeto de medida
las podemos agrupar en las siguientes
categorías:

Existencias
Movimientos
Rotación
Cobertura


La medida de existencias es la cuantificación del Activo circulante de que se dispone en cada momento (si el sistema de medida así lo permite) o en determinados momentos característicos de la actividad de la empresa:

Existencias semanales (las presentes un día determinado y fijo de la semana).

Existencias mensuales (generalmente en el ultimo día de cada mes).

Existencias anuales o del ejercicio contable (en Venezuela suele ser al 31 de diciembre; en otros ámbitos territoriales depende de la practica contable generalmente admitidas).

Se trata, por lo tanto, de una medida absoluta basándose en medidas medias: existencias medias anuales, mensuales o semanales.


Las existencias se pueden medir en unidades físicas ("volumen" de los stocks, aunque en la practica puede tratarse de unidades de volumen propiamente dicho, de peso o unidades discretas), o en unidades monetarias (Bs. dólares, euros, pesos ..... ) esta ultima valoración presenta algunos problemas de definición, como ya se expuso al hablar de los costos de los inventarios, por lo que el gestor de los inventarios, sin perder nunca de vista la cuantificación económica de las existencias debe centrar su atención en el control de la cuantificación física.

La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere por lo general la utilización de herramientas informáticas de apoyo. Al igual que en el caso anterior, esta medición puede realizarse sobre la base de unidades físicas o monetarias, con las mismas limitaciones y necesidades por parte del gestor de inventarios antes expuestas. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en términos periódicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo.


Las existencias se pueden medir en unidades físicas ("volumen" de los stocks, aunque en la practica puede tratarse de unidades de volumen propiamente dicho, de peso o unidades discretas), o en unidades monetarias (Bs. dólares, euros, pesos ..... ) esta ultima valoración presenta algunos problemas de definición, como ya se expuso al hablar de los costos de los inventarios, por lo que el gestor de los inventarios, sin perder nunca de vista la cuantificación económica de las existencias debe centrar su atención en el control de la cuantificación física.

La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere por lo general la utilización de herramientas informáticas de apoyo. Al igual que en el caso anterior, esta medición puede realizarse sobre la base de unidades físicas o monetarias, con las mismas limitaciones y necesidades por parte del gestor de inventarios antes expuestas. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en términos periódicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo.

Modelo de Wilson:

Se trata de un modelo determinista, pues parte de las hipótesis de que las ventas de la empresa son conocidas y que se reparten uniformemente a lo largo del año. Estudiando el caso de un establecimiento comercial que compra un producto almacenable para volverlo a vender. El problema que se plantea es determinar el volumen óptimo del lote o pedido que hagan mínimos los costes de posesión o almacén y los costes de rotura del stock.


Para determinar el modelo, vamos a utilizar las siguientes variables:
 
p: precio de adquisición de cada unidad de producto.
V: cantidad de producto vendida al año.
E: costo de preparación del pedido. Recoge los costes de administración relacionados con la obtención del pedido.
A: costo de almacenamiento, en donde se incluyen aquellos derivados del depósito de los elementos, incluyendo el control administrativo del
mismo. Lo podemos considerar como una cantidad anual, relacionada con el pedido. Se trataría de los costes fijos.
q: volumen económico del pedido. Es la incógnita que vamos a determinar.
G: Costos variables de almacenamiento, imputados por cada unidad de producto.
G = [Pxi + A]
 

La gestión de stocks.

Cuando hablamos de materiales, debemos diferenciar aquellos que una vez almacenados son destinados a la venta, sin ser sometidos a un proceso de transformación, de aquellos, que una vez almacenados, se incorporan al proceso productivo, tal y como hemos establecido en el epígrafe primero del presente tema.

La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto de elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa. Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta cantidad mínima estará basada en factores como pueden ser el volumen de pedido y el tiempo de aprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en existencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el riesgo de ruptura del proceso de producción, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y los costes de mantenimiento y conservación.


Los tres sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:
 
1.- El sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system). Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el "punto de pedido", también llamado "nivel de reaprovisionamiento".
 
2.- El sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system). En este sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que en el momento de recibir el pedido, el stock recupere el nivel deseado.
 
3.- El sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy). Se trata de un sistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos a formular.


Al hablar de existencias en almacén o stocks, debemos considerar los siguientes componentes:
 
1.- Stock activo o cíclico: que se constituye para hacer frente a las exigencias normales del proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximo valor cuando llega a almacén un pedido; éste se consume paulatinamente a través del tiempo, llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y así sucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.
 
2.- Stock de seguridad: que se constituya para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada. Complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida, este no es necesario.


El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en función de las demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina el Indice de rotación, que relaciona por cociente, el volumen total de salidas en un período de tiempo determinado y las existencias medias para ese mismo período. Representa el número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las salidas de almacén. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en almacén y se utiliza para elegir aquel sistema de almacén adecuado.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de stock de seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumen máximo y el mínimo del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se están determinando una cantidad media. Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, las existencias medias serán (1/2 x q). Si llamamos "Se" al stock de seguridad, las existencias medias, en este caso serán (1/2 x q) + Se. El problema central de la función de aprovisionamiento se basa en la determinación del volumen de materiales en almacén que minimicen los costes del mismo, lo que se denomina lote económico. Para su determinación vamos a utilizar los siguientes modelos:

El Control de Materiales

Para realizar un control en almacén la empresa deberá de comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos:
 
Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellas, independientemente de su origen y valor.
Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y sus dimensiones.
Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra.
Prevenir errores a través de una organización que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales.


Los diferentes procedimientos de control de existencias son:
 
1.- El pedido cíclico es un método basada en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica. El período de tiempo transcurrido entre una revisión u otra, o la duración del ciclo, dependerá de la naturaleza de los artículos del almacén. Los artículos que tengan mayor importancia, tendrán un ciclo más corto.

2.- El método mín-max se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos. Una vez que se han determinado ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo es el momento para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen máximo.


3.- El método de doble compartimiento se utiliza cuando los materiales son económicos. Se trata de un método sencillo y de mínimo trabajo. Dentro de los almacenes de la empresa se establecen dos compartimientos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe más el stock de seguridad.

4.- Sistema de pedido automático: se trata de un sistema de almacén que se basa en la solicitud automática de un nuevo pedido de materiales cuando el almacén alcance una determinada cantidad.


5.- El plan ABC se utiliza cuando la empresa dispone de un número considerable de artículos distintos, de forma, que cada uno de ellos tiene un valor diferente. Cada tipo de elementos está sometido a un valor diferente, por lo que el plan ABC es un método de clasificación sistemática de los elementos y de determinación del grado de control de cada uno de ellos. El coste de los materiales utilizados en un período específico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artículo por el uso del mismo estimado para cada período. La clasificación de los artículos se realiza de forma descendente, de tal manera que primero se van a consumir aquellos que tengan un mayor valor.

Valoración de salida de almacenes.

Elegir un criterio de valoración para la salida de los materiales se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintas partidas y sobre todo, de su incidencia en el proceso contable, por la valoración de los consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, así como para la valoración del resultado.
 
Dentro de los métodos de valoración de las salidas, encontramos los siguientes:
 
1.- Método FIFO.
2.- Método LIFO.
3.- Método HIFO.
4.- Método NIFO.
5.- Métodos del coste medio ponderado.
6.- Método del coste estándar.


1.- Método FIFO: (First in, first out).
 
Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas con precios de adquisición distintos y momentos de compra distintos, que se van agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks. Según este método, las existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas.


2.- Método LIFO: (Last in, first out).
 
Es un método basado en el principio del método de adquisición. Supone que las últimas unidades que entran en almacén, son las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales están valorados con relación a las últimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor según las primeras entradas. Mediante la aplicación de este método, si los precios están en alza, el coste de las ventas se determina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio se determina con cierta corrección.


3.- Método HIFO: (higher in, first out).
 
Supone que las unidades que primero se consumen son aquellas que se encuentran valoradas a precios más elevados. El principal problema que supone este método es que este precio más elevado no responda a la realidad y sea origen de un deficiente actuación del servicio de compra o de la política de adquisición de materiales.

4.- Método NIFO: (next in, first out).
 
Se trata de valorar las primeras materias consumidas en base al precio de entrada de las próximas, es decir, las que se repondrán en un futuro. Si la estimación es la acertada, la empresa puede disponer de los recursos necesarios para la reposición, sin afectar a su ciclo de explotación.

METODOS DE VALORACIÓN Y PRODUCTIVIDAD

 El análisis del valor tiene por finalidad el estudio de cada uno de los elementos que intervienen en la fabricación de unos productos que son capaces de satisfacer a un futuro usuario, un rendimiento equivalente, con un menor coste. Se plantea una relación entre precio y calidad, tendiendo en cuenta la función a la que están destinados.
 
La productividad de los materiales será una medida posible para buscar la sustitución de unos elementos por otros que cumpliendo la misma función, tengan un menor coste.
 
El análisis de la productividad se ha centrado en la búsqueda de indicadores que miden la contribución de cada factor de la producción a la obtención del resultado final de la gestión y también, en su mayor parte, han intentado relacionar esta participación de cada factor con magnitudes fundamentales del proceso técnico de producción a través de los indicadores o ratios correspondientes.

Criterios para la Clasificación de los Materiales.

Atendiendo a clasificación del Plan General de Contabilidad:
 
1.- Materias primas: elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final de la empresa, objeto de su actividad; es decir, son aquellos elementos que, mediante elaboración o transformación se destinan a formar parte de los productos fabricados.

2.- Elementos y conjuntos incorporables: son aquellos elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase posterior del proceso productivo.

3.- Materias auxiliares: son elementos que no forman parte del producto final, pero que su consumo se relaciona directamente con el volumen de producción.


4.- Materiales para consumo y reposición: se trata de elementos destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad estructural de la misma; tienen fines de reparación para la prevención del equipo. Pueden ser los materiales energéticos, repuestos y combustibles.

5.- Productos en curso: son aquellos materiales, que una vez que han salido del almacén, se incorporan al ciclo de producción, incrementando su valor. Se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad, una vez terminado el ejercicio.

6.- Productos semiterminados: aquellos fabricados por la empresa, y no destinados, normalmente a la venta, hasta que no hayan sido sometidos a procesos de elaboración, incorporación o trasformación. Pueden ser considerados como los productos finales de los procesos productivos intermedios.

7.- Productos acabados: son el producto final del proceso productivo, por lo tanto, son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a la utilización por otras empresas. Están destinados al producto final.


Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del coste del producto.

1.- Materiales directos: son aquellos materiales que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado. Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto

2.- Materiales indirectos: serán todos los elementos destinados y utilizados en la fabricación de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de materiales indirectos se considera como gastos generales de fabricación, que han de imputarse al producto a través de diversos criterios de reparto.


Atendiendo a la capacidad de almacenamiento.

1.- Materiales almacenados: en general, existe un desfase temporal entre el momento de recepción de los diversos elementos y su utilización en el proceso productivo. Se almacenan en lugares destinados especialmente para ellos. Dentro de este grupo podemos incluir todos los elementos excepto los combustibles.
2.- Materiales no almacenables: son aquellos que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energéticos, como son luz, teléfono, etc, que se recogen, en el Plan General de Contabilidad bajo el epígrafe de materiales para consumo y reposición.

  Desde la óptica interna y en función de la naturaleza y concepto de materiales, bajo "costes de materiales" se recoge el valor económico de los elementos consumidos en el proceso productivo para la obtención del producto final, caracterizándose por ser inventariables. Normalmente, se trata de elementos que pasan inicialmente por un proceso de almacenamiento antes de ser aplicados en el proceso productivo.

Circulación de los materiales dentro de la empresa.
El control de los materiales dentro de la empresa, se extiende desde el momento en que la empresa realiza el pedido hasta que se incorporan al proceso productivo para la elaboración del producto final. Por lo tanto, dentro del mismo se pueden distinguir las fases de: compras, recepción, almacén y entrega. Generalmente, estas funciones se asignan a tres departamentos o secciones de la empresa como son: departamento de compras, recepción y almacén, que en casos determinados, se integran dentro de uno mismo.
 
1.-Departamento de compras: su función se basará en proporcionar los elementos necesarios para el proceso de producción que se deban adquirir en el exterior, en la cantidad necesaria y al mínimo coste. Ha de realizar su función en el momento adecuado para evitar rupturas en la cadena de producción por falta de materiales. Será el responsable del precio de los materiales en el momento de su incorporación al proceso productivo, aunque determinados costes, como pueden ser financieros y energía, no se pueden relacionar con este departamento. 


2.- Departamento de ventas: se encargará de estudiar la apariencia externa del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizará las cantidades requeridas de productos en función de la demanda. Fijará el precio de venta del output final conjuntamente con el departamento financiero.

3.- Departamento de producción: será el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, cómo ha de estar organizado para que la fabricación se realice tal y como se ha planificado, analizará la composición de los output partida a partida, determinará qué materiales han de utilizarse, en qué cantidad y cuál será su forma de conversión.
 
4.- Departamento de control de calidad: su función se centrará en la inspección y el cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos de la empresa, en los materiales adquiridos y en la producción final. Se podría denominar como departamento de calidad, pues garantiza la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.

2.- Departamento de ventas: se encargará de estudiar la apariencia externa del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizará las cantidades requeridas de productos en función de la demanda. Fijará el precio de venta del output final conjuntamente con el departamento financiero.

3.- Departamento de producción: será el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, cómo ha de estar organizado para que la fabricación se realice tal y como se ha planificado, analizará la composición de los output partida a partida, determinará qué materiales han de utilizarse, en qué cantidad y cuál será su forma de conversión.
 
4.- Departamento de control de calidad: su función se centrará en la inspección y el cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos de la empresa, en los materiales adquiridos y en la producción final. Se podría denominar como departamento de calidad, pues garantiza la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.
 
2.- Departamento de ventas: se encargará de estudiar la apariencia externa del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizará las cantidades requeridas de productos en función de la demanda. Fijará el precio de venta del output final conjuntamente con el departamento financiero.

3.- Departamento de producción: será el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, cómo ha de estar organizado para que la fabricación se realice tal y como se ha planificado, analizará la composición de los output partida a partida, determinará qué materiales han de utilizarse, en qué cantidad y cuál será su forma de conversión.
 
4.- Departamento de control de calidad: su función se centrará en la inspección y el cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos de la empresa, en los materiales adquiridos y en la producción final. Se podría denominar como departamento de calidad, pues garantiza la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.