La gestión de stocks.

Cuando hablamos de materiales, debemos diferenciar aquellos que una vez almacenados son destinados a la venta, sin ser sometidos a un proceso de transformación, de aquellos, que una vez almacenados, se incorporan al proceso productivo, tal y como hemos establecido en el epígrafe primero del presente tema.

La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto de elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa. Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta cantidad mínima estará basada en factores como pueden ser el volumen de pedido y el tiempo de aprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en existencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el riesgo de ruptura del proceso de producción, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y los costes de mantenimiento y conservación.


Los tres sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:
 
1.- El sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system). Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el "punto de pedido", también llamado "nivel de reaprovisionamiento".
 
2.- El sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system). En este sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que en el momento de recibir el pedido, el stock recupere el nivel deseado.
 
3.- El sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy). Se trata de un sistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos a formular.


Al hablar de existencias en almacén o stocks, debemos considerar los siguientes componentes:
 
1.- Stock activo o cíclico: que se constituye para hacer frente a las exigencias normales del proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximo valor cuando llega a almacén un pedido; éste se consume paulatinamente a través del tiempo, llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y así sucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.
 
2.- Stock de seguridad: que se constituya para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada. Complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida, este no es necesario.


El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en función de las demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina el Indice de rotación, que relaciona por cociente, el volumen total de salidas en un período de tiempo determinado y las existencias medias para ese mismo período. Representa el número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las salidas de almacén. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en almacén y se utiliza para elegir aquel sistema de almacén adecuado.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de stock de seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumen máximo y el mínimo del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se están determinando una cantidad media. Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, las existencias medias serán (1/2 x q). Si llamamos "Se" al stock de seguridad, las existencias medias, en este caso serán (1/2 x q) + Se. El problema central de la función de aprovisionamiento se basa en la determinación del volumen de materiales en almacén que minimicen los costes del mismo, lo que se denomina lote económico. Para su determinación vamos a utilizar los siguientes modelos: